CHARGÉ DE PROJETS E-ADMINISTRATION F/H

La collectivité

Travailler au sein du Département de la Manche, c’est rejoindre une équipe de 2 700 collaborateurs aux profils et compétences variés. Le choix du service public, c’est aussi la fierté d’accompagner tous les habitants dans de nombreux domaines :

L’action sociale (enfance, famille, insertion, autonomie…)
La nature et les infrastructures (routes, bâtiments départementaux, ports…)
L’appui aux territoires (culture, collèges, sites et musées…)
L’attractivité et le numérique

Être agent au Département de la Manche, c’est pouvoir concilier vie professionnelle et personnelle, intégrer une collectivité attentive au bien-être de ses agents (équilibre entre la vie professionnelle et personnelle, avantages sociaux, cohésion, activités sportives) et engagée dans la transition écologique.

Travailler dans la Manche, c’est bénéficier d’un cadre de vie privilégié au sein d’un territoire actif unique entre littoral et bocage. Entre histoire, culture et patrimoine, la Manche recèle d’innombrables atouts. Evoluer dans un département dynamique, sécurisant, dépaysant et attractif, tel est le profil de la Manche !

Votre future équipe

La Direction des Systèmes d’Information et de la Modernisation (DSIM), composée d’un peu plus de 70 agents, assure la gestion et l’évolution du système d’information du Département de la Manche. Elle accompagne l’ensemble des directions départementales dans leur démarche de modernisation de l’action publique.

La DSIM intervient selon trois axes principaux :

maintenir la continuité des services en garantissant un niveau de sécurité adapté et en promouvant la sobriété numérique ;
transformer les pratiques des directions en plaçant l’usager au centre des services proposés, tout en assurant l’accompagnement au changement et l’acculturation nécessaire ;
intégrer systématiquement l’évaluation de la qualité des services dans les processus et outils, dans une logique d’amélioration continue ;

Le service Projets a pour vocation de concrétiser des actions et des projets en soutien aux directions opérationnelles et fonctionnelles, afin de moderniser l’action départementale.

Les projets de modernisation et de transformation numérique sont portés par une équipe pluridisciplinaire composée de :

4 chefs de projet spécialisés en transformation numérique ;
3 chargés de projets e-administration ;
3 techniciens projets informatiques ;
une cellule d’appui de 3 agents renforce ces activités, avec :
- 1 technicien en archivage intermédiaire et électronique ;
- 1 chargé d’accompagnement au changement ;
- 1 responsable pédagogique numérique.

Finalité

Sous la responsabilité du chef de service Projets, le chargé de projets e-administration a pour missions d'aider la direction ou les directions à définir, piloter et exploiter un projet dans le but d’obtenir un résultat conforme aux attentes. Le chargé de projets e-administration a un rôle de conseil et de proposition, il s’agit notamment de participer à l’explicitation du besoin et d’accompagner les directions dans le cadrage de leurs besoins et la réalisation du projet. Cet accompagnement va jusqu’à la définition du cahier des charges, l’évaluation des moyens techniques nécessaires à la mise en œuvre des projets, le suivi de la réalisation et l’évaluation du projet.

Le chargé de projets e-administration sera particulièrement mobilisé pour piloter le programme de transformation « Adoption de l’IA ». Il a la charge de déployer avec le prestataire la feuille de route opérationnelle de l’IA dans la collectivité.

Vos activités

Participer au co-pilotage du projet de modernisation avec la direction porteuse : planification, préparation et animation des différentes instances du projet (COPIL / COTECH / groupes de travail) :
- élaborer le planning du projet, vérifier la cohérence du projet avec la stratégie de la collectivité, s’assurer de la cohérence avec les autres projets de la collectivité, élaborer les tableaux de bord / suivi, présenter des rapports, assurer le reporting.
Participer à la définition, la mise en œuvre et l’amélioration continue des services déployés en plaçant l’usager/agent au cœur de la réflexion et en prenant appui sur les méthodes d’intelligence collective :
- mettre en place l’étude d’impact organisationnelle, accompagner la définition des besoins (interne /externe)
Aider les parties prenantes à concevoir et mettre en place des procédures, méthodes et référentiels métiers d’amélioration des services et de la relation à l’usager conformément à la charte usager du Département :
- élaborer le budget et le suivre, être le référent des directions métiers, apporter le conseil, réaliser au besoin des études d’impacts organisationnels.
Assurer la médiation liée aux éventuels différends entre l’équipe projet :
- identifier les points de blocage, analyser les risques (des ateliers avec le référent métier seront animés pour concevoir, actualiser ou refondre les modes opératoires et les procédures de travail, tout en garantissant leur amélioration continue par de nouvelles recommandations), accompagner l'optimisation de l’organisation et l'évolution des pratiques en exploitant le potentiel des outils numériques.
Sélectionner les prestataires externes, assurer le suivi tout au long des phases du marché public : sourcing, rédaction de cahier des charges, analyse des réponses, cadrage et contrôle des interventions, suivi de l’exécution des marchés, du budget…) :
- rédiger des pièces de marchés publics (RAO, CCP, etc.), assurer le sourcing et mener des études comparatives des solutions, négocier financièrement et techniquement les propositions, maitriser la procédure des marchés, assurer l’étude des offres ainsi que la sélection du prestataire, assurer le dialogue avec le prestataire.
Piloter les prestataires externes associés au projet (AMO, intégrateurs, …) :
- suivre l’achat et l’exécution, passer les commandes, assurer la recette fonctionnelle avec les métiers.
Assurer le suivi opérationnel des plans d’action du projet et des lots qui le constituent :
- concevoir et réaliser des supports de communication en lien avec la Direction de la communication, suivre les réalisations, veiller à la conformité des livrables ;
- mettre en œuvre les recommandations du RGPD, RGAA dans son domaine d’activités.
Déployer les actions d’accompagnement des utilisateurs :
- concevoir et mettre en œuvre la conduite du changement dès la conception, mettre en œuvre des ateliers de définition du besoin en prenant appui sur les techniques d’intelligence collective, réaliser un coaching du binôme, assurer l’accompagnement technique, mettre en œuvre des actions de formation.
Être le relais des préconisations du référent SSI et promouvoir les bonnes pratiques ;
Assurer une veille technologique et suivre les évolutions des solutions logicielles, matérielles et méthodologiques ;
Être garant de la recherche de solutions efficientes et assurer l’évaluation du projet par le biais d’indicateurs :
- évaluer le projet, mettre en place des indicateurs, mettre en œuvre des Retours d’Expérience (REX), assurer le suivi d’indicateurs techniques.
Définir et mettre à jour les modalités d’intégration des principes de sobriété numérique dans les cahiers des charges et les projets.

Profil recherché

Compétences comportementales :

aisance relationnelle, capacités d’écoute et de communication ;
curieux, créatif, empathique ;
aptitude à travailler en équipe ;
discrétion, confidentialité des missions sur la valeur des données notamment indispensables et sensibles ;
ouverture d’esprit ;
capacités d’analyse et de synthèse ;
capacité de donner du sens au service usager ;
force de proposition et innovation.

Compétences techniques :

bonne maitrise des méthodologies de gestion de projets informatiques (agilité…) ;
connaissance du système d'information global et de l’architecture du SI et des applications ;
aptitude à vulgariser les technologies ;
aptitude à assurer la médiation avec les services techniques et les prestataires ;
bonne autonomie, rigueur et capacités d’organisation ;
capacités rédactionnelles ;
connaissances des procédures de marchés publics et règles budgétaires ;
maîtrise de l’anglais technique.

Autres informations

Bac+2 avec expérience.

Et si c'était vous?

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Votre candidature (CV + lettre de motivation) est à adresser à :

Monsieur le Président du Conseil Départemental
Direction des Ressources Humaines
50050 SAINT-LO cedex